El mundo del trabajo ha cambiado de una forma rotunda, tanto por el avance de la tecnología como por la pandemia de COVID, que puso al mundo de cabeza. Las videoconferencias, o reuniones virtuales, se han vuelto moneda común en casi todos los ámbitos, pero también siguen siendo una modalidad nueva que hay que conocer y explorar.
Es que tanto en el ambiente del trabajo como del estudio, cada vez son más comunes las reuniones virtuales, y a veces, se pierde demasiado tiempo con cuestiones que no son importantes. Para eso, es muy importante prepararse adecuadamente para no quedar atascados en detalles.
El primer paso es asegurarse de conocer bien la plataforma que se va a utilizar, cuales son los comandos, cuánto tiempo puede durar una reunión, si se debe enviar una invitación previa a los participantes y muchos ítems más. También es fundamental chequear a fondo el equipo, es decir contar con una cámara y un micrófono que pueden no ser profesionales, pero que cumplan los mínimos requisitos para hacer fluida la comunicación.
Cabe destacar que durante las reuniones virtuales cualquier detalle puede ser un motivo de distracción, por lo que hay que intentar reducirlas al mínimo. Por ejemplo con la vestimenta, no se trata de una reunión formal, y cada uno está en su hogar, por lo que no es necesario vestir formal, pero tampoco hay que exagerar con un estilo demasiado relajado.
El fondo será fundamental ya que deja ver un poco del entorno y siempre puede llamar la atención. Aunque no es mucho lo que se ve en la pantalla, eso dirá mucho de la persona, por eso lo mejor es que esté todo ordenado con la menor cantidad posible de elementos. Se pueden usar filtros que desenfocan el fondo o lo cambian, para ahorrarse este paso.
"La menor cantidad posible de elementos".
A veces, y aunque uno tenga un buen micrófono, la otra persona tal vez tiene parlantes de baja calidad o un conexión a internet débil, por eso es necesario ser lo más claro posible a la hora de hablar, sabiendo que el mensaje deberá imponerse sobre muchos posibles ruidos. En lo ideal, se deberá buscar un entorno tranquilo y silencioso, aunque a veces eso no es del todo posible.
Un buen coordinador
Durante las reuniones virtuales, lo ideal es silenciar a las personas que no están participando, y sugerir que quien quiera tomar la palabra lo solicite mediante un mensaje para poder organizar el debate. Por último, y para no irse por las ramas, siempre presentar una agenda clara y controlar los tiempos, algunas plataformas no permiten más de cierto tiempo de conexión por lo que podrían quedar temas importantes sin tratar.
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